Aineistovaatimukset

Vaatimukset materiaalin toimittamiselle

Alla on Sinulle tärkeitä ohjeita, joita tulee noudattaa, kun lähetät aineistoa meille. Tällä varmistamme sinulle edullisen taloushallinnon sekä kirjanpidon oikeellisuuden.

Kirjanpidon tositteet ja tositemerkinnät

Liikekirjanpito perustuu aina tositteisiin. Tosite voi olla paperinen tai sähköinen. Kirjanpito on pitkälti määrämuotoista ja on helpointa pitää kuitit päivittäin järjestyksessä. Asiakas eli verovelvollinen vastaa tositteiden oikeellisuudesta sekä tositteen sisällöstä ja riittävistä tiedoista kirjanpitäjälle, jotta hän voi kirjata tositteen oikein kirjanpitoon.

Usein asiakas kysyy kuinka paljon hänelle tulee arvonlisäveron maksua edellisestä kuusta. Jotta voimme vastata tähän, tarvitsemme kaikki kirjanpidon tositteet kirjanpitoon ajallaan.

Tositteissa tulee olla riittävät merkinnät ja tositteiden tulee olla selkeitä. Esim. taksikuittiin ei tarvitse kirjoittaa uudestaan ”taksikuitti”. Kuittiin sen sijaan tulee kirjoittaa lyhyesti, miten kulu liittyy yritystoimintaan (esim. Asiakaskäynti, tavarakuljetus asiakkaalle tms…). Kuka on kulkenut matkan mistä mihin ja miksi.

Ajatellaan tilanne, että verotarkastus tai tilintarkastus tehdään jälkikäteen – kun tiedot löytyvät tositteesta valmiina, tarkastukset menevät jouhevammin ja kirjanpitäjä on kirjannut tapahtuman oikein suoraan tositteesta saaduilla tiedoilla.

Kerro lyhyesti kirjanpitäjälle merkitsemällä kuittiin mistä on kyse. siis mielellään liikaa kuin liian vähän. Näin onnistumme yhdessä!

Aikataulut toimitettavalle materiaalille

Palkka-aineisto sekä kulu- ja matkalaskut tulee toimittaa vähintään viisi arkipäivää ennen maksupäivää. Suosittelemme toimittamaan kaikki kulu- ja matkalaskut kalenterikuukausittain.

Kirjanpidon kuitit tulee toimittaa heti seuraavan kuukauden alussa, kuitenkin viimeistään kymmenes päivä. Esim. helmikuun kuitit tulee toimittaa 10. päivä maaliskuuta mennessä.

PDF-tositteet Kuittimappiin

PDF-tositteesta tulee käydä samat asiat ilmi kuin paperisesta tositteesta. Kun skannaat PDF-tositteita, huomioitahan seuraavat asiat:

  • Skannattu tosite on oikein päin ja sen voi lukea vaivatta.
  • Tositteen kaikki tiedot näkyvät selvästi.

Kiinnitä huomiota, että erityisesti seuraavat asiat näkyvät:

  • myyjä ja myyjän Y-tunnus
  • ostetut tuotteet tai palvelut
  • arvonlisäveron erittely.

Yhdessä PDF-tositteessa tulee olla yksi tosite. Vältäthän tilannetta, jossa rei’ittäjällä tai nitojan niiteillä on peitetty tai poistettu arvonlisäveroerittely.

Kirjanpitoa varten oleellisempi tosite on kassakuitti kuin maksupäätteen tulostama kuitti. Maksupäätteen kuitti ei ole kuitti, vaan sen on maksutosite maksusta. Kirjanpitoon tulee osoittaa kuitti josta näkyy alv-erittely.

PDF-tositteet voit tallettaa asiakkaan omaan Kuittimappiin tai lähettää yhdellä sähköpostilla kirjanpitäjälle.

Myyntilaskut

Kirjanpitäjä saa tiedot myyntilaskuista Visma Fivaldista. Mikäli myyntilaskut on tehty jollain muulla järjestelmällä, tulee myyntilaskut toimittaa kirjanpitäjälle.

  • Paperisena postitse tai
  • PDF-tulosteena Kuittimappiin tai sähköpostiin koottuna yhteen sähköpostiin

Osto- ja kululaskut

Osto- ja kululaskut tulee olla osoitettu yrityksen viralliselle nimelle.

HR-tilipalvelu Oy, Y-tunnus:2513128-5 (oikein)

Harrin tilipalvelu (väärin)

Kirjanpitäjä saa osto- ja kululaskut Visma Fivaldin ostolaskujen käsittelystä.

Mikäli Visma Fivaldin ostolaskujen käsittely ei ole vielä käytössä, tulee alkuperäinen lasku toimittaa kirjanpitäjälle:

  • Paperisena postitse tai
  • PDF-tulosteena Kuittimappiin tai sähköpostiin koottuna yhteen sähköpostiin

Palkkamateriaali

Palkkamateriaali tulee toimittaa viisi arkipäivää ennen palkanmaksua kirjanpitäjälle.

Kirjanpitäjä saa palkanmaksupyynnön Kuittimapista sähköisesti.

Kirjanpitäjälle tulee lähettää palkanmaksupyyntö ja siihen liittyvät materiaalit kuten verokortti, ulosotto, ay-pidätystiedot jne. palkanmaksua varten:

  • Paperisena postitse tai
  • PDF-tulosteena tai Excelinä Kuittimappiin tai sähköpostiin koottuna yhteen viestiin tai
  • Sähköpostitse osoitteeseen: palkat@hr-tilipalvelu.fi.

Matka- ja kululaskut

Matka- ja kululaskut tulee toimittaa viisi arkipäivää ennen palkanmaksua kirjanpitäjälle.

Kirjanpitäjä saa Matka- ja kululaskut joko Visma Expencestä tai Kuittimapista sähköisesti.

Ulkomaan työmatkoista on suositeltavaa olla etukäteen laadittu ohjelma matkasta tai kutsu työmatkasta matkalaskun liitteeksi. Mahdollisimman paljon faktaa matkan sisällöstä mahdollista verotarkastusta tai -kyselyä varten. Samaa materiaalia käytetään tilintarkastuksessa tositteiden liitteenä.

Kirjanpitäjälle tulee lähettää matka- ja kululaskut ja siihen liittyvät materiaalit jos Visma Expence ei ole vielä käytössä:

  • Paperisena postitse tai
  • Visma Expencestä sähköiset matka- ja kululaskut tai
  • PDF-tulosteena tai Excelinä Kuittimappiin tai sähköpostiin koottuna yhteen viestiin
  • Sähköpostitse osoitteeseen: palkat@hr-tilipalvelu.fi.

Käteiskuitit

Voit toimittaa kuitit kirjanpitäjälle:

  • Paperisena postitse tai
  • PDF-tulosteena Kuittimappiin

Puuttuvat kuitit

Jos jokin oleellinen tosite puuttuu tai se on kadonnut tulee yrittäjän tehdä vapaamuotoinen tosite jonka hän todentaa omalla allekirjoituksellaan.