Sähköiset palvelut

Sähköinen taloushallinto

Kaikki tieto yhdessä järjestelmässä - kirjanpitäjän ja asiakkaan yhteisesti käytettävissä

Sähköinen taloushallinto on sitä, että kaikki tieto on yhdessä ja samassa järjestelmässä keskitetysti, joka on kirjanpitäjän ja asiakkaan yhteisesti käytettävissä.

Sähköinen taloushallinto tuo sinulle aikasäästöjä, kun voit käsitellä ostolaskut kun sinulle sopii – heti aamusta, jos olet aamuvirkku tai vaikkapa illalla jos olet puolestasi iltavirkku! Samoin jos matkustat paljon työn tai harrastusten vuoksi, et ole kytkettynä toimiston tietokoneeseen, vaan voit tehdä yrityksesi töitä – missä vain on internetyhteys.

Sähköistä taloushallintoa on se, että pystyt lähettämään myyntilaskun verkkolaskuna tai tulostuspalvelun kautta. Laskut ovat nopeasti perillä saajalla ja arkistoituvat sähköisesti taloushallintojärjestelmään.

Yhteiskäyttötunnus

Yhteiskäyttötunnus tarkoittaa sitä, että asiakas tekee mahdollisimman paljon itse, esim. tekee myyntilaskut WebLaskutuksella.

Yhteiskäyttötunnuksen kanssa tulee lisää aikasäästöä, kun osto- ja kululaskut tarkistetaan Visma Fivaldin ostolaskujen käsittelyssä.

Yhteiskäyttötunnuksella pääset katsomaan ajantasaisen tilanteen osto- ja myyntireskontrista, sekä kirjanpidon tuloksesta.

Yhteiskäyttötunnuksella saat suurimmat hyödyt sähköisestä taloushallinnosta. Samoin tilintarkastus ja verotarkastukset suoritetaan yhteiskäyttötunnuksilla.

WebLaskutus

WebLaskutuksella pystyt tekemään myyntilaskun joka siirtyy suoraan myyntireskontraan ja pääkirjanpitoon.

Myyntilaskun pystyt lähettämään asiakkaalle seuraavilla tavoilla:

  • Verkkolasku MAVENTA
  • Sähköpostiin PDF-lasku
  • Paperinen AutoInvoice postitus MAVENTA
  • Paikallinen tulostus jolloin postitat laskun liitteiden kera itse tai toimituksen yhteydessä henkilökohtaisesti
  • Myyntilaskun kielet ovat FIN, SWE ja ENG

Myyntireskontra

Myyntireskontra on yhteydessä pankkiyhteyteen. Saapuvat viitteet luetaan järjestelmään päivittäin ja myyntireskontra on aina ajan tasalla. Erääntyneistä saatavista saadaan myyntireskontrasta lähtemään nopeasti Visma Dueton huomautuspalveluun huomautus- ja/tai perintätoimeksianto. Myyntireskontran on oltava ajantasalla päivittäin.

Osto- ja kululaskut

Osto- ja kululaskut siirtyvät ostoreskontraan ja pääkirjanpitoon tarkastettuasi laskun. Kirjanpitäjä tekee kirjanpidon kirjaukset, arvonlisäverokäsittelyt, sekä jaksotukset.

Kun Fivaldiin tulee osto- tai kululasku saat siitä sähköpostiviestin itsellesi. Asiakas tarkistaa osto- ja kululaskun oikeellisuuden ja antaa sille maksuluvan. Lasku maksetaan ajallaan eräpäivänä.

Ostoreskontra

Ostoreskontrasta hoidetaan pankkiyhteyden avulla osto- ja kululaskujen maksatus. Reskontra pidetään ajantasalla ja täten saat Visma Fivaldista maksuvalmiuteen liittyviä raportteja ja grafiikkaa auttamaan päätöksen tekoa.

Palkanlaskenta hoidetaan Visma Fivaldilla. Palkanlaskennan tiedot ilmoitetaan kaikki omalle kirjanpitäjälle, joka toimittaa tarkistuslistan asiakkaalle hyväksyttäväksi, ennen maksatusta.

Työntekijä saa palkkalaskelman valitsemallaan tavalla:

  • Sähköpostiin PDF-tuloste
  • Verkkopalkka MAVENTA omaan verkkopankkiin
  • Paperinen AutoInvoice postitus MAVENTA
  • Palkkalaskelmien kielet ovat FIN, SWE ja ENG

Huolehdimme kaikki palkkailmoitukset Verohallintoon, sekä vakuutusyhtiöihin ajallaan. Samoin eläkevakuutusyhtiöiden Tyel-ilmoitutkset lähtevät meiltä kuukausittain ajallaan. Saat Tyel-laskusi aina oikean suuruisena vakuutusyhtiöstäsi.

Matka- ja kululaskut

Matka- ja kululaskut tehdään sähköisesti Visma Expence järjestelmällä. Matkalaskun liitteeksi voit ottaa kuvan kuitista tai liittää PDF-kuitin liitteeksi. Tositteet arkistoituvat järjestelmässä sähköisesti ja siirtyvät palkanlaskentaan maksettavaksi.

Työntekijä saa palkkalaskelman valitsemallaan tavalla:

  • Sähköpostiin PDF-palkkalaskelma
  • Verkkopalkka MAVENTA omaan verkkopankkiin
  • Tekstiviesti maksettavasta summasta ja milloin palkka on nostettavissa tililtä
  • Paperinen AutoInvoice postitus MAVENTA

Kortilla maksetut kuitit

Kortilla maksetut kuitit toimitetaan sähköiseen Kuittimappiin. Kuittimappiin voit toimittaa sähköisesti kaiken muun materiaalin esim. PDF-tulosteena.

Tutustuthan huolellisesti kohtaan Aineistovaatimukset, jolla pystyt vaikuttamaan kirjanpidon oikeellisuuteen ja myös kirjanpidon veloitukseen. Oikealla tavalla toimitetut kuitit nopeuttavat kirjanpidon tekemistä. Samoin meidän kirjanpitäjillä mene aikaa vähemmän tositteiden lajitteluun ja epäselvien tositemerkintöjen tutkimiseen.

Materiaalihallinto

Materiaalihallinto on tarkoitettu niille asiakkaille, joilla on suuri tavaravarasto, eli vaihto-omaisuuskirjanpito. Materiaalihallinnolla on mahdollista seurata varastonarvoa, mahdollista nettikauppaa jne.

Kirjanpidon selailu ja talousarviovertailu

Kirjanpidon selailu ja talousarviovertailu on Visma Fivaldilla helppoa. Reaaliaikaisen kirjanpidon selailun saat itsellesi yhteiskäyttötunnuksella. Samoin talousarviovertailun. Talousarviovertailua varten yrittäjän tulee tehdä talousarvio, joka syötetään Visma Fivaldiin. Sen jälkeen talousarviovertailu on todella helppoa.

Tilintarkastukset ja verotarkastukset

Tilintarkastukset ja verotarkastukset suoritetaan Visma Fivaldin yhteisköyttötunnuksilla. Tilintarkastajat ja verotarkastajat pyytävät mahdolliset lisätiedot tai selvitysket tarkistamista asioistaan.

Tilinpäätöksen arkistointi

Tilinpäätöksen arkistointi hoidetaan sähköisesti Visma Fivaldissa. Lakisääteinen arkistointi tulee luonnollisesti olla kunnossa. 1.1.2016 voimaan tulleen Valtioneuvoston asetuksen pien- ja mikroyrityksen tilinpäätöksessä esitettävistä tiedoista on yksi keskeisempiä tavoitteita tukea sähköistä taloushallintoa ja arkistointia.

Tilinpäätös poltetaan CD-rompulle tilikauden päätyttyä tai sopimuksen mukaan.